TDC Voicemail (AVA) - guide til administratorer

Sådan fungerer voicemailen

Hvis et direkte kald til en Skype for Business-bruger er ubesvaret, eller brugerens status er Forstyr ikke, sendes kaldet til TDC Voicemail - hvis det er aktiveret for brugeren. 

Her tjekker voicemail-systemet hvilken årsag, der kan være til, at kaldet ikke er besvaret, ved at lave opslag i brugerens kalender (hvis der er opsat forbindelse til Exchange i jeres løsning), og kontrollere hvilken status brugerens Skype for Business-klient har. 

Hvis en aktiv kalenderaftale i Outlook findes, sættes brugerens status til I møde, og den tilhørende fraværsbesked afspilles. 

Hvis ingen kalenderaftale findes, hentes status fra Skype for Business, som én af følgende: Ikke til stede, Optaget, I et opkald,  Forstyr ikke eller Offline. Til hver status afspilles en specifik besked. 

Derefter får opkalder mulighed for at trykke 1 for at blive omstilles til jeres hovednummer eller trykke 2 for at efterlade en talebesked til brugeren. Talebeskeden sendes vedhæftet en e-mail til brugerens standard-e-mailadresse.  

Standardopsætningen

Standardopsætning udføres af TDC Erhverv med voicemail-profilen [kundenavn]-VM_standard, der tilbyder følgende: 

1. Først afspilles en fælles velkomstbesked med mulighed for at skifte til engelsk 

Velkommen til Voicemail-tjenesten. Press 9 for English. Personen du har ringet til...

2. Dernæst oplæses brugerens navn, samt aktuel Skype for Business-status ud fra nedenstående: 

• Away/Ikke til stede – ”Personen er ikke tilstede i øjeblikket” 
• Busy/Optaget – ”Personen er optaget” 
• Offline – ”Personen er ikke tilstede” 
• Busy in a call/Optaget på telefonen – ”Personen er optaget på telefonen” 
• Do not disturb/Forstyr ikke – ”Personen vil ikke forstyrres” 

3. Herefter tilbydes opkalder følgende muligheder: 

• ”Tryk 1 for at blive omstillet til hovednummeret” 
• ”Tryk 2 for at indtale en besked” 

Tilpasning af løsningen 

Det er muligt at tilføje en eller flere nye voicemail-profiler og tilpasse dem efter behov. Det kunne være én profil til en bestemt gruppe personer, og en anden Voicemail profil til en anden gruppe. 

Profilerne tildeles de enkelte personer efter behov. 

Adgang til AVA voicemail findes på jeres Competella Management Tools under AVA i topmenuen.

Opret ny voicemail-profil

1. Klik på + New profile…, som du finder under Profiles.

2. Angiv ønsket navn til profilen og klik Add.

3. Udfyld de ønskede funktioner på profilen. 

• Queue Number – Destination der kan stilles om til i Voicemail under punkt 7 (typisk er dette jeres hovednummer, og kan angives som enten sip-adresse, eller et telefonnummer).
  • Sip-adresse-syntax er: sip:xxx@domæne 
  • Telefonnummer-syntax er: tel:[landekode+telefonnummer] 
• Under Languages indstiller du primær og evt. alternativt sprog, samt hvilken tast, der skal skifte sprog. 
• Bypass Profile bruges til at sættes voicemail ud af drift midlertidig, og sende kaldet til Bypass destinationen i stedet for.
  • Bypass caller to – primær destination kaldet skal sendes til (sip eller tel) 
  • Bypass diverted caller to – sekundær destination, hvis primær ikke svarer kaldet (sip eller tel)

Herefter skal du foretage en række indstillinger under profilen i venstremenuen.

4. Under Welcome.

• Angiv om velkomstbeskeden skal afspilles for Interne og/eller eksterne opkaldere 
  • Definér velkomstbeskeden, der afspilles som den første besked, og samtidig giver mulighed for at skifte sprog. F.eks. ”Velkommen til Voicemail. Press 9 for English” 
  • Beskeden kan afspilles som TTS, hvor systemet oplæser den indtastede tekst for hvert sprog, eller der kan indlæses en lydfil ved at klikke Edit og så Replace nede i højre hjørne.

5. Under Name. 

• Her indstilles om systemet skal oplæse navn for modtager af kaldet, eller blot afspille en generisk, der f.eks. siger ”Personen du har ringet til” 
  • Oplæsning af navn kan udføres som TTS, hvor brugerens Skype-navn oplæses 
  • Systemet kan også hente navnet fra brugerens Exchange-konto, hvis denne forbindelse allerede er opsat. 
  • En tredje mulighed er at brugeren ringer ind til Voicemail-systemet efterfølgende, og selv indtaler sit navn. 

6. Under Reason. 

• Her indstilles hvilke typer af statusmeldinger, der skal håndteres.  
  • Use reason prompt – Standard-besked der afspilles, hvis ingen anden mulighed findes 
  • Competella Activities - Benytter vi ikke
  • Exchange Meetings – Kigger i brugerens Exchange-kalender. Ved aktiv kalenderaftale, oplæses hvornår brugeren forventes at være tilbage.
  • Skype for Business-status (dem i højre side) hentes, en specifik besked afspilles for hver status type. Beskederne kan oplæses som TTS, eller en lydfil kan indlæses. 

7. Under Internal Transfer.

• Her indstilles de tastevalg, som opkalder gives. Det kan være indtaling af telefonsvarerbesked, omstilling til receptionen/hovednummer, omstilling til en kollega, eller omstilling til modtagerens mobiltelefon.  
  • Vælg tastevalg (Input), destination (Transfer Target), og en besked der skal afspilles.

8. Under External Transfer har du de samme muligheder som under Internal Transfer. Det er her muligt at give kald fra et eksternt nummer, andre muligheder end interne kald gives. Det kunne være at en intern opkalder gives mulighed for at blive stillet om til din egen mobiltelefon, men ikke til receptionen, og en ekstern opkalder gives valg for receptionen, men IKKE omstilling til mobiltelefonen. 

9. Klik på Summary & Save for at gennemse alle indstillinger. 

Klik til sidst på Save for at gemme profilen. 

Bemærk at du nederst på profilsiden både kan klone og slette en profil.

Tildeling af Voicemail profil til en bruger

Søg brugeren frem på selvbetjening.sky.tdc.dk og klik på navnet. I bunden af siden finder du feltet Voicemail Profil. 

Her indtaster du navnet på voicemail-profilen og klikker Gem. 

Oplysningerne om voicemail-profilen synkroniseres hver nat klokken 01.00.