Godt i gang med PC Reception Enterprise (Competella)

PC Reception Enterprise (Competella) giver dig som receptionist mange muligheder.

Nedenfor har vi udvalgt nogle af de hyppigst efterspurgte funktioner:  

• Genvejstaster
• Kø- og agentfunktioner
• Blind omstilling
• Konfereret omstilling
• På hold mod optaget bruger
• Overvåget liste
• Ændre søgeord for kontakter 
• Brugergrænseflade

Da Competella blandt andet i forbindelse med kald udelukkende benytter Enter ved det numeriske tastatur, vil det i det følgende benævnes ENTER. I brugervejledningen benævnes denne knap RETUR.

Genvejstaster

På disse sider finder du genvejstaster, som kan hjælpe dig i din hverdag, så du bliver uafhængig af din mus. Herunder finder du bl.a. kommandoer til opkaldshåndtering og søgefunktion. 

Kø- og agentfunktioner

Status på en kø markeres vha. følgende farver:

• Grøn: køen er åben
• Gul: køen er åben men ingen ledige agenter.
• Rød: Køen er lukket

Farverne vises i højre hjørne på de køer, som du er tilmeldt.

Blind omstilling

Ønsker du at viderestille et kald til en kontakt uden at tale med personen først gøres følgende: 

1. Besvar kaldet med ENTER.
2. Find den person,som indringer ønsker at tale med, ved hjælp af feltet Søg og ring. Udvælg personen ved hjælp af piletasterne.
3. Tryk på enten / eller ENTER for at ringe til personen og du vil som agent herefter automatisk blive frakoblet kaldet.

Konfereret omstilling

Ønsker du at sætte indringer på hold, mens du taler med den ønskede modtager af kaldet, inden kaldet viderestilles eller afvises, skal du gøre følgende:

1. Besvar kaldet med ENTER
2. Tryk på + for at sætte indringer på hold.
3. Søg efter kontakten, som indringer ønsker at komme i kontakt med..
4. Tryk herefter på enten / eller ENTER for at ringe til personen. 
5. Ved kontakt til kontakten, har du mulighed for at skifte mellem kaldene ved at trykke på +. 
6. Ønsker kontakten at modtage kaldet, kan de to forbindes ved at trykke ENTER.
7. Ønsker kontakten ikke at modtage kaldet, lægges kaldet blot på med den opringede kontakt og kaldet til opringer er herefter aktivt. 

På hold mod optaget bruger

Ønsker du at sætte indringer på hold mod optaget, dvs. at indringer ønsker at blive omstillet til en kontakt, der er optaget, og indringer sættes dermed i venteposition, hvorefter du som agent frakobles. Bliver kontakten ikke ledig i mellemtiden sendes kaldet retur til receptionen. 

1. Besvar kaldet fra indringer ved at trykke på ENTER.
2. Søg på den person, indringer ønsker at komme i kontakt med.
3. Tryk enten på / eller ENTER. Information om den tilringede bruger vises i højre side.
4. Tryk ENTER for at omstille samtalen til den optagede bruger. Du som agent bliver herefter frakoblet samtalen. 
5. Dette kan evt. gentages, hvis indringer ønsker dette.

Favoritliste

Du får via din overvågede liste mulighed for at tilføje og fjerne kontakter, som du oftest kontakter, så du hurtigt har mulighed for at danne dig et overblik over deres status: 

1. Søg på personen, som du ønsker at gøre til en favorit, via søgefeltet.
2. Højreklik med musen og vælg Tag for ændringer. 
3. Kontakten vil nu fremgå af listen.
4. Ønsker du at fjerne kontakten igen, højreklik igen og vælg Fjern fra liste. 

Ændre søgeord for kontakter

Som bruger har du mulighed for at tilføje søgeord til kontakter, hvilket gør det nemt og enkelt for dig og dine kollegaer at finde de korrekte kontakter i Competella. Alle søgeord, som du tildeler brugere, vil også være synlige for dine kollegaer.

1. Søg den kontakt frem som du ønsker at tilføje et søgeord. 
2. Højreklik på brugeren med musen og vælg Administrer søgeord for brugeren. 
3. I vinduet får du mulighed for at vælge imellem prædefinerede søgeord eller du kan tilføje nye. For at tilføje, tryk Anvend. 
4. For at fjerne søgeord markerer du blot søgeordet i listen Administrer søgeord for brugeren og klikker på Slet søgeord.

Brugergrænseflade

I brugergrænsefladen kan du bl.a. ændre sprog. Det gør du via menuen Rediger og Indstillinger. I venstre side vælger du Generelt.