PC Reception Brugervejledning

PC Reception er receptionistens værktøj – ved brug af Business One™ PC Reception får receptionisten alle muligheder for at håndtere samtalen. Korrekt information på rette tidspunkt betyder, at kunder som ringer via omstillingen altid får et hurtigt og venligt svar, også selv om personen de søger, ikke er tilgængelig. Receptionisterne har altid den korrekte information på skærmen via en let betjent brugergrænseflade:

• Brugervenlig samt intuitiv applikation der giver et godt overblik 
• Altid aktuel information om alle ansatte
• Integration til kalender (kræver dog Business One™ kalenderintegration)
• Presence på tværs af systemer/applikationer: Telefon, mobil, web, kalender, receptionisten selv
• Meddelelser kan sendes via web, email og evt. SMS
• Meddelelsesskabeloner for nem/hurtig besked
• Yderst intelligent søgefunktion
• Tips for fx stedfortrædere, alternative numre, tekster og symboler osv.
• Administrationsrettigheder over virksomhedens brugere, fx tilretning af navn, afdeling, søgeord mm.

Kom i gang med PC Reception

Sådan logger du ind i PC Reception

Nedenstående billede åbnes og du kan med det samme se listen over alle kolleger:

 

Aktivér dig i receptionens ringegruppe

Du aktivere dig i receptionens ringegruppe via din bordtelefon ved følgende:

1. Tryk på knappen Login* (på Funktionslisten på bordtelefonen) for tilmelde sig receptionskøen. Hvis du går lidt længere ned i Funktionslisten, lyser knappen Pause. Dette betyder, at du er tilmeldt receptions køen, men ikke er klar til at modtage opkald fra køen endnu.
2. Tryk på knappen Klar for at aktivere dig i køen. Pause deaktiveres og du er klar til at modtage opkald fra receptionskøen.

*Login kan være erstattet af 742xx10011001, hvilket du bør omdøbe til Login, hvis det er tilfældet (se brugervejledning til Avaya 9600 telefon). Tilsvarende er Logout = #74, som også bør omdøbes.

Søg efter en kollega

Alle søgninger begynder fra Søg-fanen i øverste venstre hjørne. Tryk ESC for at komme tilbage til Søg.

Søgning på efternavn eller lokalnummer

1. Begynd at skriv efternavn eller lokalnummer i søgefeltet.
2. Søgningen tager form efter hver karakter du taster.
3. Med pilene på tastaturet går du til den ønskede kollega

og trykker Enter for at se detaljer.

Søgning på fornavn

1. Tryk ESC for at rense tidligere søgning.
2. Begynd at skriv fornavn (eller hele) i søgefeltet.
3. Med pilene på tastaturet går du til den ønskede kollega

og trykker Enter for at se detaljer.

Søgning på fornavn og efternavn

1. Begynd at skriv fornavn i søgefeltet.
2. Lav et mellemrum og begynd så at skrive efternavn.
3. Med pilene på tastaturet går du til den ønskede kollega

og trykker Enter for at se detaljer.

Fritekst-søgning

1. Skriv friteksten såsom titel, organisation, afdeling,

søgeord f.eks. projekt, cost center, initialer i søgefeltet.

2. Med pilene på tastaturet går du til den ønskede kollega

og trykker Enter for at se detaljer.

Se detaljer på en kollega

Når en kollega er søgt frem kan du søge yderligere detaljer på kollegaen (såsom fremtidige fraværs-markeringer, tips, stedfortrædere, søgeord) ved at trykke Enter på kollegaen. Dette åbner fanen Lokal nr. op.

Alle fraværsmarkeringerne kan desuden vises i et grafisk overblik inden fra PC Reception. Du skal blot gå ned til ”Vis viderestillinger grafisk” og trykke Enter, og et nyt vindue i PC Reception åbnes med kalender-visning. Tryk ESC for at lukke dette vindue ned igen og du er tilbage i Lokal nr. fanen.

For at gå videre til Detaljer-fanen trykkes blot Enter igen, og dermed får du visning af din kollegas detaljer vedr. organisation, telefonnumre, søgeord m.m.

For at komme tilbage til søgebilledet trykkes ESC eller ALT+R.

Samtalehåndtering

Den nederste del af PC Reception benyttes til at håndtere samtaler:

 

Besvar en indkommende samtale
1. En indkommende samtale præsenterer sig i A-part.
2. For at besvare samtalen trykkes Enter på det numeriske tastatur.

Omstilling af en samtale
1. Søg efter den pågældende kollega i Søg-fanen eller tast kollegaens lokalnummer på det numeriske tastatur.
2. Tryk på Enter (numerisk tastatur) for at omstille samtalen.

Sæt et opkald på vent mod et lokalnummer
1. Når kollegaen er optaget, vises dette ved gul farve i B-part.
2. For at sætte opkaldet på vent mod lokalnummeret alligevel trykkes Enter (numeriske tastatur).

Foretag et udgående opkald
1. Indtast det ønskede nummer på det numeriske tastatur eller find nummeret i intern eller ekstern søgning.
2. Tryk på + (numerisk tastatur) for at ringe nummeret op.

Afslut en samtale
At afslutte en samtale afhænger af, hvilken af de i gangværende samtaler, du ønsker at afslutte.
1. For at afslutte samtalen med A-part trykkes DELETE-knappen
2. For at afslutte samtalen med B-part trykkes END-knappen
3. For at afslutte samtaler med både A-part og B-part trykkes – (minus på numerisk tastatur).

Sæt viderestilling/presence status

En viderestilling eller ”presence” statuskode indeholder informationer om en kollegas fravær samt fraværs-årsag og hvornår kollegaen forventes tilbage. Denne status kan enten sættes af brugeren selv via sin Exchange-kalender, OnePresence klient (web eller mobil) eller af receptionisten i PC Reception. Det sidste gøres således:

1. Find den pågældende kollega i søgebilledet og tryk F2.
2. Vælg årsagskoden i rullegardin-menuen 
3. Udfyld tidsrummet for fraværet/viderestillingen. Gælder den fra nu, skal feltet Fra ikke udfyldes. Hvis fraværet skal sættes til ”indtil videre”, skrives ? i Til-feltet, mens hvis fraværet gælder 1 dag eller 1 time fra nu, skrives blot +1 i hhv. Dato- eller Tid-feltet
4. I Tekst-feltet indskrives den information, som receptionisten skal kende vedr. viderestillingen
5. Vælg hvor viderestillingen skal gå til (OneVoicemail, Receptionen, andet) eller om telefonen fortsat skal være åben i løbet af dette fravær.
6. Tryk Enter for at gemme viderestillingen.

For at ændre en viderestilling går du til fanen Lokalnr., finder den pågældende viderestilling og trykker Enter for at åbne den. Dermed kan du ændre de forhold, du ønsker, inden du trykker Enter igen for at gemme og lukke viderestillingen.

Fra PC Reception kan du også slette en viderestilling hos en kollega ved blot at markere viderestillingen og trykke DELETE.

7 Send en meddelelse til en kollega
Ønsker du at sende en meddelelse til en kollega, f.eks. en telefonbesked, kan dette gøres direkte fra PC Reception uden at skifte program.

1. Igen finder du den pågældende kollega i søgebilledet og tryk F3.
2. Skriv din besked og vælg dine fremsendelse-medier. (email og/eller SMS). 
3. OBS! Trykker du Enter sendes beskeden. Hvis du skal skifte linje i beskeden trykker du CTRL + Enter.
4. Såfremt du skal kopiere øvrige kollegaer, kan du søge deres kontaktdetaljer frem ved at stå i Kopi-feltet og trykke INSERT.
5. Tryk Enter for at sende beskeden.

Symboler i PC Reception 

Herunder vises et udvalg af de vigtigste symboler i PC Reception.

Farveindikation af viderestillinger:

Rød tekst indikerer at der er en aktiv viderestilling.

Blå tekst indikerer at en viderestilling bliver aktiv inden for de næste 24 timer.

Sort tekst indikerer at en viderestilling ligger længere ude i fremtiden end 24 timer fra nu.

Grå tekst indikerer at en viderestilling er overskredet men fortsat ligger i systemet (f.eks. Pause 5 min efter de 5 minutter er gået).

Eksterne kontakter

Udover bruger søgning mellem egne kollegaer kan du også søge blandt eksterne kontakter, såsom leverandører, kunder, samarbejdspartnere. Når du er i Søg-fanen, skal du blot klikke på rullegardinet under Søg, vælge Eksterne kontakter eller (Alle) og begynde din søgning. Søgningen kan du foretage ud fra fornavn, efternavn, begge navne, firma eller telefonnummer.

Ændring af oplysninger på intern eller ekstern kontakt

Såfremt du ønsker at ændre oplysninger på en kollega eller en ekstern kontakt, skal du begynde med at søge kontakten op i Søg-fanen. Derefter tryk F4, som åbner funktionen Ændre.

• For interne brugere kan du i Ændre tilrette:
• Navn: Alle navneoplysninger og profilbillede.
• Roller: Lokalnr., direkte nr., mobil nr., email, titel, chef, rum, plads, voicemail, arbejdstider, interesser, sprog m.m.
• NB! Ændres numre på en brugere i PC Reception er ændringen ikke automatisk gældende for den bagved-liggende Business One telefoncentral. Derfor skal ændringen også foretages her!
• Tip: Tilføje/ændre tips på en bruger, såsom stedfortræder, opmærksomhedspunkter, telefontider.
• Organisation: Tilknytning i organisationen.
• Søgeord: Tilføje/ændre søgeord på brugeren inden for allerede definerede søgeord.
• Skema: Skemalægning af specifik viderestilling/fravær.
• Beskedmetode: Om brugeren skal kunne modtage beskeder via email og/eller SMS.
• Voicemail indstillinger: Brugerens voicemail indstillinger.

Eksterne kontakter

For eksterne kontakter er muligheder for tilretninger begrænset til:
Kontaktperson: Alle kontaktoplysninger
Beskedmetode: Om kontakten skal kunne modtage beskeder via email og/eller SMS

Når du skal oprette en ny ekstern kontakt gør du følgende:

1. Gå til Ekstern søgebilledet og tryk ESC.
2. Åben derefter Ændre ved tryk F4.
3. Udfyld kontaktens detaljer og tryk LUK (krydset i øverste højre hjørne).
4. Accepter at du ønsker at gemme.

Ændre Pro

Såfremt en kollega skal tilføjes med et nyt søgeord, ind i et nyt niveau i organisationsplanen eller du skal oprette meddelelsesskabeloner, skal du anvende funktionen Ændre Pro. Ændre Pro startes ved at trykke på ikonet (oppe i højre hjørne).

Åben træet ved Administration i venstre side og find det emne, som du ønsker at redigere i.

I bunden af Ændre Pro vinduet har du de pågældende muligheder inden for emnet, f.eks. herover hvor du under Søgeord kan oprette nye, slette eksisterende og få overblik over, hvem der allerede er tilknyttet dette søgeord.

Efter oprettelse af et nyt søgeord skal du lukke Ændre Pro, finde den pågældende kontakt, åbne Ændre (tryk F4), og tilføje dette søgeord til kontakten. Dermed kan dette nu også bruges som en søgeparameter.

Meddelelsesskabeloner har den fordel, at det gør det endnu hurtigere for receptionisterne at fremsende en telefonbesked til den pågældende kontakt som automatisk inkluderer, hvem der har ringet ind til personen, telefonnummer, tidspunkt m.m.

Tastatur layout for PC Reception

Se vedhæftede