OnePresence brugervejledning

Introduktion

Business OneTM IP Pro og Mobil Pro indeholder OnePresence, der giver brugerne et bedre overblik over sine kollegaer og nem håndtering af viderestillinger og status. ”Presence” betyder tilstedeværelse og værktøjet bruges netop til at se om kollegaerne er tilstede og tilgængelige, hvilke viderestillinger denne måtte have aktiveret og evt. mødeaktivitet direkte fra Exchange (kræver dog Business OneTM Exchange integration).

OnePresence webklient

Da OnePresence webklienten naturligvis er webbaseret, er den uafhængig af platform, hvorfor alle brugere i virksomheden kan have glæde af den, uanset om man benytter Windows, Mac eller Linux.

Med webklienten får du følgende funktionalitet til rådighed:

  • Foretag viderestillinger (send dine opkald i telefonsvarer, reception eller andre destinationer)

  • Telefonstatus på alle kollegaer - både mobiler og bordtelefoner

  • Fuldt overblik over alle kollegaer og status på deres viderestillinger

  • Send beskeder til kollegaerne pr. email og/eller SMS (faktureres særskilt)

  • Status på beskeder – både telefonsvarerbeskeder og kollegaers skriftlige beskeder til dig Telefonbog med egne og delte kontakter

  • Opkaldshistorik (ind-, udgående og tabte opkald) med opslag i ekstern nummerdatabase (kræver bordtelefon)

  • Understøtter flere sprog (dansk, svensk og engelsk)

  • ”Click-2-call” funktionalitet fra applikationer i Windows (kræver bordtelefon og Internet Explorer)

Sådan logger du ind på webklienten

Åben en web-browser og gå til http://businessone.cirque.dk/web/. En side vil åbne, hvori du taster dit 7-cifrede lokalnummer (bestående af 3 cifret kundekode + de sidste 4 cifre i dit OneNumber) og password. Passwordet er 0000 første gang du logger ind, hvilket du bliver bedt om at ændre ved første indlogning (husk kun at anvende tal/cifre, og bemærk dit lokalnummer kan ikke bruges):

Tip! Læg denne side som en af dine Favoritter/Bogmærker i browseren.

 

NB: Hvis du i din browser bliver spurgt, om du vil acceptere ActiveX-objekt, når du er logget ind (forespørgslen kommer som regel lige under Kommadolinien i vinduet), skal du sige ja/acceptere det. ActiveX-objektet gør bl.a., at status opdateres automatisk.

NB: Glemmer du dit password, kan du få et nyt tilsendt ved at trykke på ”Søg nyt password”.

Søgning og status på kollegaer

Første fane i webklienten er ”Søgning”. Den indeholder i venstre side øverst et søgefelt, hvori du kan søge efter specifikke kollegaer for at finde deres tilstedeværelse og status. Vær opmærksom på, at du ikke behøver at skrive kollegaens fulde navn. Du kan f.eks. nøjes med at skrive ”han” for at finde frem til Hans.

 

Højre side på fanen ”Søgning” giver overblik over kollegaerne. Her kan du se, om dine kollegaer er tilgængelige, om de er optagede på telefonen ( ), eller om de har oprettet en viderestilling samt årsagen til viderestillingen (f.eks. frokost, møde, sygdom). Viderestillingsteksten er skrevet i rødt under kollegaen.

Kollegaernes tilgængelig kan desuden vises i et grafisk billede (som herunder) ved at trykke på ikonet

Under søge-feltet til venstre findes ”Hurtige viderestillinger”, hvor det er muligt hurtigt og nemt at anvende fem standard viderestillinger (Frokost 1⁄2 time, Pause 5 minutter, Gået for i dag, Møde 1 time og Møde 2 timer). Derudover findes en knap til at åbne telefonen igen (fjerne nuværende viderestilling(er)), samt en knap til at gå til egne viderestillinger og skabe nye hurtig- viderestillinger (under fanen ”Indstillinger ”og ”Viderestilling”).

Click-2-call – opkaldshåndtering fra webklienten

  1. Skal du ringe til en kollega eller anden kontakt i din telefonbog, så klik på kollegaens lokalnummer eller det fulde nummer på kontakten.

  2. Du kan anvende ”Click-2-call” funktionalitet ved at markere det ønskede nummer hvor-som-helst på dit skærmbillede (i Word, Excel, Outlook kontaktpersoner, emails, hjemmesider, m.m.) og trykke Ctrl + §

NB: Denne funktionalitet er KUN gældende, hvis du har en bordtelefon (opkald bliver sendt til bordtelefonen), og hvis du anvender Internet Explorer.

Sådan foretager du viderestillinger

 

  1. Klik på fanen ”Viderestil min telefon”.

  2. Angiv en fraværsårsag og tilpas tidspunktet for fraværet. Sæt kryds i feltet ”Indtil videre”, hvis fraværet ikke har et fast sluttidspunkt.

  3. Vælg om opkald skal gå til OneVoicemail (telefonsvarer), viderestilles til et andet nummer (gruppe, kollega eller eksternt nummer) eller om telefonen skal holdes åben.

  4. Tilføj evt. en tekst i ”Fritekst ...” som dine kollegaer kan se, når de søger på dig i webklienten, hvis de skal kende årsagen til din viderestilling.

  5. Anvend kun det nederste tekstfelt, hvis I har tilkøbt PC-Reception og ønsker at gøre en specifik fraværsbesked synlig for receptionisterne.

  6. Husk at tryk på ”Viderestil”!

Under fanen ”Viderestil min telefon” kan du også vælge at skemalægge fast fravær som f.eks. fast ugemøde i afdelingen, eller hvis du altid går tidligt om tirsdagen. Hvis du skal skemalægge dit fravær, tryk da på ”Skema” i venstre side. Derudover kan du under ”Skema” se dine aktuelle viderestillinger/fravær samt dine fremtidige viderestillinger.

Styring af OneVoicemail og tekstbeskeder fra webklient

OneVoicemail er den personlige telefonsvarer til hver bruger i Business OneTM Pro løsningen, som sikrer at opkald på OneNumber bliver besvaret ordentligt - og ikke blot ender i en mobilsvarer eller ringer ud...

I webklienten kan du styre de beskeder, du får til din OneVoicemail telefonsvarer. Det gør du via fanen ”Telefonbesked”. Hvis du har en ny telefonbesked vil fanen være rød-markeret.

  • Aflyt besked ved at klikke på (enten afspilles beskeden direkte i webklienten ellers anvendes din standard medie-afspiller på PC’en)

  • Ønsker du at gemme beskeden, så klik på 

  • Klik på  hvis du ønsker at markere beskeden som læst
  • Slet beskeden ved at klikke på 

  • Ønsker du at gemme nummeret i dine kontakter, så klik på 

  • Hvis du har modtaget tekstbeskeder fra dine kollegaer (afsendt fra deres webklient eller PC-Reception), kan du videresende disse ved at klikke på 


Voicemail- og tekstbeskederne gemmes i samme overbliksbillede og differentieres ud fra symbolerne forrest i hver besked:

Voicemailbesked (talebesked)

Emailbesked afsendt af kollega fra webklient eller PC-Reception

SMS-besked afsendt af kollega fra webklient eller PC-Reception

Til venstre i ”Telefonbesked” kan du sende en besked til din kollega – enten via email eller via sms. Blot vælg din kollega/skriv din kollega’s emailadresse/SMS-nummer i ”Modtager” feltet og skriv i fritekst feltet eller vælg en standardbesked. Receptionister på Business OneTM løsningen har mulighed for at oprette standardbeskeder, som kan anvendes af alle øvrige kollegaer.

Se din opkaldshistorik

Såfremt du har en bordtelefon med i din Business OneTM løsning kan du under fanen ”Samtale” få overblik over indgående, udgående, tabte og alle opkald. Vælges listen over alle opkald, kan forskellen på opkaldene ses ved de forskellige ikoner (se eksempel herunder).

Bemærk i øvrigt ikonet der efterfølger indringende telefonnummer i ovenstående. Ved tryk på dette ikon bliver telefonnummeret slået op i www.krak.dk (åbner i nyt vindue).

Telefonbog

”Telefonbog” er dit overblik over dine personlige kontakter. Herunder kan du nemt tilføje og administrere dine personlige kontakter – bare klik på ”Opret ny personlig kontaktperson”, udfyld formularen og tryk ”Gem”.

Når kontakten er oprettet, kan du herinde fra telefonbogen ringe op eller fremsende en email-besked til kontakten.

Derudover kan du administrere dine favoritter blandt dine kollegaer via ”Telefonbog”. Favoritter er de kollegaer, som du oftest skal tjekke tilgængelighed/presence på eller ringe til. Hvis du skal tilføje nye kollegaer til favoritlisten i ”Telefonbog”, skal du først og fremmest gå til fanen ”Søgning”, søge kollegaen op og klikke på stjernen udfor kollegaens navn og lokalnummer:

Derefter kan du altid finde denne kollega i ”Telefonbog” under Favoritter.

Egne oplysninger

Under fanen ”Mine oplysninger” kan du se de oplysninger, som der er skrevet ind om dig – herunder bl.a. navn, telefonnummer, lokalnummer, email-adresse samt organisationsplanet og arbejdstider:

Indstillinger

Under ”Indstillinger” kan du tilpasse din webklient, så den passer til dig. Herunder kan du bl.a. oprette egne viderestillinger, skifte sprog og adgangskode og ændringer indstillinger for din OneVoicemail. Se venligst herunder for en gennemgang af funktionerne:

Viderestilling:

  • Tryk på ”Opret ny hurtig viderestilling” hvis du ønsker at oprette personlige viderestillinge som du selv anvender ofte. Efter at viderestillingen er oprettet, vil den også optræde under ”Søgning” og ”Viderestil min telefon”.

  • Klik på ”Ny viderestillingsdestination” hvis du ønsker at oprette en destination for din viderestilling, som anvendes ofte, som f.eks. en gruppe, en kollega eller et eksternt nummer (f.eks. hjemmenummer). Vær opmærksom på, at virksomheden betaler for det viderestillede opkald til eksterne numre.

Sprog og webindstillinger:

  • Vælg det ønskede sprog, og hvilken side der skal åbnes ved indlogning i webklienten

Søgeindstillinger:

  • Vælg din standard søgetype til fanen ”Søgning”. Du kan vælge mellem:
  • Alle = Både interne brugere og eksterne kontakter
  • Interne brugere = Virksomhedens interne kontakter (kollegaer)
  • Eksterne kontakter = Virksomhedens eksterne kontakter (ikke egne, private kontakter)

Skift personlig kode:

  • Her kan du skifte din indlogningskode.
  • NB: Det er ikke muligt at ændre sin kode tilbage til 0000 eller lokalnummer!
Opkaldshåndtering (kræver bordtelefon):
  • Her kan du bl.a. vælge genvejstaster på tastaturet for opringning.
  • NB: Det anbefales ikke at ændre på denne indstilling.

Besked

Besked-indstillingerne giver dig mulighed for at vælge indstillinger for din OneVoicemail:

  • Aktiver skift af sprog ved eksterne opkald – F.eks. ”For information in English press 5, Velkommen. De har ringet til ’Anders Andersen’...”.

  • Sprogvalg – både det primære (”Velkommen. De har ringet til...”) og sekundære (”For information in English press 5”).

  • Aktiver mulighed for at lægge besked, således at indringende kan lægge en voicemail- besked til brugeren.

  • Aktiver funktionen ”omstil til receptionist” anvendes, hvis du vil tilbyde indringende at komme i kontakt med en kollega frem for blot at kunne lægge besked (f.eks. ”For at komme til receptionisten tryk 9”).

  • Omstil til receptionist – her vælges gruppen, som der skal omstilles til.

  • Anvend eget indspillet navn – her afspiller voicemail dit eget indtalte navn i den

  • talegenerede velkomsthilsen (f.eks. ”Velkommen. De har ringet til ’Anders Andersen’...”).

  • Anvend egen velkomstbesked efter besked om viderestilling – Afspiller din egen personlige besked efter den talegenerede velkomsthilsen (f.eks.”Velkommen. Personen De søger svarer ikke. ’Personlig besked’...”).

  • Aktiver hurtigaflytning giver mulighed for at komme direkte ind til aflytning af efterladte voicemail-beskeder frem for at starte i OneVoicemail’s hovedmenu.

  • Adviseringsvalg – hvor du kan vælge om din adviserings-email skal være med eller uden selve voicemail-beskeden. ”E-mail link” tilføjer link til webklientens fane ”Telefonbesked” i fremsendte email-advisering.
  • Advisering leveres via – enten email, SMS eller begge dele.

  • Derudover kan der vælges, om voicemail-aflytningen fra din PC skal ske via en intern eller ekstern (åbner nyt vindue) afspiller.

  • Ved sidste af disse indstillinger kan du vælge om du vil modtage dine beskeder via email, SMS eller begge dele.

  • o NB: Husk at trykke ”Gem” når du har foretaget ændringer!
Var denne artikel en hjælp?
1 ud af 1 fandt dette nyttigt
Fortæl os hvorfor

Kommentarer