Godt i gang med OneStatus inkl. kalenderintegration

OneStatus dækker over at kunne vise og gengive Business OneTM brugeres præcise status eller tilgængelighed – uanset om kollegaerne snakker på mobilen, på bordtelefonen eller er optaget af fraværsmarkeringer/viderestillinger. Med OneStatus vises det tydeligt i Business OneTM klienterne (både OnePresence webklient og PC-Reception), om man er tilgængelig, optaget eller fraværende. Derved undgår man at ringe eller omstille til en allerede optaget og/eller utilgængelig kollega – til både egen og kunders øgede tilfredshed.

Såfremt løsningen også inkluderer Business OneTM kalenderintegration, får organisationen adgang til brugernes kalenderinformation direkte fra OnePresence webklienten og PC-Receptionen, og derved brugerens planlagte utilgængelighed/fravær, hvilket også er omfattet af begrebet OneStatus. Kunder, som ringer ind, kan dermed hurtigt få en korrekt besked om, hvornår personen de søger, er tilbage fra et møde og lignende. Desuden gives receptionisten mulighed for også at se et antal dage fremad for at give besked om, hvornår personen er tilbage fra fx forretningsrejse eller ferie.

OneStatus er naturligvis også integreret med OneVoicemail, hvormed OneVoicemail gengiver en korrekt talebesked, hvis opkaldet ikke bliver besvaret, fx besked om at brugeren ”...taler i telefon...” eller ”...er til møde og kommer tilbage kl. xx:xx...”.

Med OneStatus får du:

  • Fremvisning af telefonstatus på alle kollegaer - både mobiler og bordtelefoner
  • Integration til OneVoicemail med korrekt talegengivelse over status
  • Overblik over og talegengivelse af kalenderaftaler ved kalenderintegration i Business OneTM løsningen

OneStatus-visning i applikationerne

OneStatus dækker som tidligere beskrevet over to typer statusser – optaget og utilgængelighed. Herunder præsenteres disse i Business OneTM applikationerne OnePresence webklient og PC-Reception:

 

Business One Kalenderintegration

Med Business OneTM Pro kan du få integreret dine Exchange kalenderaftaler i din OnePresence webklient samt i virksomhedens PC-Reception. Integrationen består i at Business OneTM løsningen kopierer dine kalenderaftaler over i sig, så de bliver synlige hos dig selv og dine kollegaer OG samtidig automatisk sender dine opkald frem til OneVoicemail, når du er optaget af mødeaktivitet.

OBS!

Integration af Exchange kalenderaktivitet i Business OneTM løsningen stiller naturligvis krav til brugernes anvendelse af deres kalendere, da en mødeaktivitet i kalenderen vil blive behandlet som en utilgængelig tidsperiode i Business OneTM løsningen, hvorfor opkald vil gå direkte til OneVoicemail. Dog anvender nogle brugere deres kalender med markeringer af div. påmindelser og huskesedler, som i yderste konsekvens vil sende opkald til OneVoicemail også. Dette kan afviges med forskellige kalenderkoder, som beskrives i særskilt afsnit i denne vejledning.


Derudover er det vigtigt at være opmærksom på, at integrationen består i at kopiere kalenderaftaler fra Exchange til Business OneTM - men ikke også omvendt. Altså kalenderaftaler fra Exchange bliver præsenteret i Business OneTM klienterne, mens fraværsmarkeringen sat i OnePresence webklient ikke kopieres ind i din kalender. Derfor rådes du til at holde din kalender opdateret frem for alt, og anvende OnePresence til at sætte ad hoc fraværsmarkeringer såsom Frokost, Pause eller viderestillinger af dit lokalnummer.

Standard kalenderaktiviteter

I Exchange eksisterer der som standard fire forskellige kalenderaktiviteter:

  • Ledig (Free)
  • Foreløbig (Tentative)
  • Optaget (Busy) Ikke til stede (Away)

Disse fire kalenderaktiviteter medfører forskellige fraværsmarkeringer i Business OneTM løsningen:

  • Ledig -> Telefonen holdes åben og aktiviteten præsenteres ikke i Business OneTM klienterne
  • Foreløbig -> Telefonen holdes åben og aktiviteten præsenteres ikke i Business OneTM klienterne
  • Optaget -> Opkald sendes til OneVoicemail og aktiviteten præsenteres i Business OneTM klienterne
  • Ikke til stede -> Opkald sendes til OneVoicemail og aktiviteten præsenteres i Business OneTM klienterne

Ved Optaget og Ikke til stede mødes indringende af en besked i OneVoicemail, der fortæller: ”Personen de søger kan ikke træffes, men kommer tilbage kl. xx:xx (kalenderaktivitetens sluttidspunkt)...”

Herunder er der en præsentation af de 4 kalenderaktiviteter i Exchange og OnePresence webklienten:

På søgningsbilledet i Business OneTM OnePresence webklienten vises kun de igangværende fraværsmarkeringer og kalenderaktiviter for at give et hurtigt overblik over kollegaers tilgængelighed, som fx:

Derudover kan kollegaernes nuværende og fremtidige tilgængelighed også vises i et grafisk billede (som herunder) ved at trykke på ikonet 

Ved at trykke på den enkelte kollega kan du se en mere detaljeret oversigt over kollegaens tilgængelighed. Aftale/fravær markeret i rødt er de nuværende aftaler, mens fremtidige aftaler/fravær står med blåt. Herinde kan du igen trykke på  for at få en grafisk visning. ”(OL)” i øverste linie af aktiviteten markerer, at den er importeret fra Exchange (OutLook), mens fraværsmarkering der er foretaget i webkklienten efterfølges af ”(WEB)”, og fraværsmarkeringer foretaget fra PC-Receptionen skriver receptionistens initialer.

Funktioner i OnePresence

Business One kalenderintegration tilbyder yderligere en række funktioner i OnePresence webklienten til styring af de importerede kalenderaktiviteter. Du kan fx redigere kalenderaktiviteterne ved at trykke på eller slette dem fra Business One løsningen ved at trykke på til højre for den enkelte aktivitet. I begge tilfælde betyder ændringen du foretager dig fra webklienten ikke, at aktiviteten forandres i din Exchange kalender. Her forbliver den uforandret.

Når du har valgt at redigere kalenderaktiviteten, kan du ændre:

  • Årsag til fravær
  • Tidsperiode for fravær
  • Hvor opkald skal viderestille til eller holde telefonen åben
  • Emnetekst der er gældende for aktiviteten
  • Besked som kun receptionisterne kan se i PC- Receptionen

    NB: Husk at trykke ”Viderestil” for gemme ændringerne.

    Når ændringerne er gemt skifter oprindelsesstedet for aktiviteten fra (OL) (= Outlook) til (WEB).

    Hvis du på den pågældende kalenderaktivitet vælger at holde din telefon åben, vil dette blive præsenteret med foran aktiviteten, så kollegaer (og du selv) har tydelig visning af, at du er tilgængelig på din telefon på trods af kalenderaktiviteten.
Var denne artikel en hjælp?
1 ud af 1 fandt dette nyttigt
Fortæl os hvorfor

Kommentarer