Godt i gang med Avaya Softphone

Installér Avaya Softphone

Når du har downloadet/modtaget installationsfilerne til Avaya Softphone, skal du klikke på programmet Setup.exe, og tryk Kør.

Herefter vælg det foretrukne sprog for Avaya Softphone (den findes ikke på dansk, hvorfor engelsk anbefales), og tryk Install.

Undervejs i installationen kan du blive spurgt til installation af .NET framework 4.0 m.fl., hvilket du skal acceptere (tryk Kør).

Når installationen er fuldført ser du følgende billede. Tryk Finish, og Avaya Softphone (den såkaldte ”Avaya one-X® Communicator”) åbnes.

Konfiguration af din Avaya Softphone

Når din Avaya Softphone åbnes første gang skal du konfigurerer den med dine indstillinger. Gør følgende:

1. Gå i Settings

 

2. Indstil din Avaya Softphone til Business OneTM serveren:

  • Fanen: Telephony
  • Using: H.323
  • Extension: Indtast dit 7-cifrede lokal- nummer (kundenr. xxx + lokalnr. xxxx)
  • Password: Login-kode er den samme som dit 4-cifrede lokalnummer
  • Server List: Tryk Add, og skriv 77.234.173.35

3. Genstart din Avaya Softphone

4. Log ind i din Avaya Softphone

5. Udvid Avaya Softphone til at vise numerisk tastatur og funktionsknapper:

  • Tryk på menu-knappen oppe i højre hjørne
  • Vælg View og afklik både Show Dialpad og Show Line Display

 

6. Indstil din Avaya Softphone til udgående opkald:

  • Tryk på menu-knappen oppe i højre hjørne
  • Vælg Settings og derefter General Settings
  • Vælg fanen: Dialing Rules
  • Number to dial to access an outside line: 0
  • Your country code: 45
  • Your area/city code: (tomt felt)
  • PBX Main Prefix: (tomt felt)
  • Number to dial for long distance calls: (tomt felt)
  • Number to dial for international calls: 00
  • Extension length for internal ext. calls: 4
  • Length of national phone numbers: 8
  • Min. length of dial-able/highlight-able numbers for Click-to-dial: 7
  • Max. length of dial-able/highlight-able numbers for Click-to-dial: 19

 

7. Indstil udringning fra Outlook Kontaktpersoner

  • Tryk på menu-knappen oppe i højre hjørne
  • Vælg Settings/General Settings
  • Vælg fanen: Preferences
  • Afklik Enable Microsoft® Outlook® Integration, hvis du ønsker at kunne ringe op fra dine Outlook Kontaktpersoner
  • Afklik din(e) foretrukne web-browser(e) under Click-to-Dial, hvis du ønsker at kunne ringe markerede numre op via ét klik
  • Afklik Microsoft® Outlook® Contacts og Public Directory, hvis du ønsker at din Avaya Softphone skal udføre kontaktopslag fra Outlook Kontaktpersoner.

8. Test dit headset

  • Tryk på menu-knappen oppe i højre hjørne
  • Vælg Settings/General Settings
  • Vælg fanen: Audio
  • Vælg og indstil dit headsets mikrofon og højtaler.

Beskrivelse af Avaya Softphone generelt

 

Besvar opkald

  • Ved indkommende opkald vises følgende i højre hjørne af Proceslinien.
  • For at besvare et opkald, tryk grøn telefon.

Afslut opkald

  • Når opkaldet er færdigt, afsluttes det ved at trykke rød telefon.

Ring op til et nummer

  • Indtast det nummer, du ønsker at ringe til enten på det numeriske PC-tastatur eller via museklik på Avaya Softphone’s tastatur.
  • NB: Husk at trykke 0 for et udgående opkald.
  • Opkaldet kommer direkte i dit headset når du begynder at taste nummeret.

Ring op til en Outlook Kontaktperson

  • Skriv din kontaktperson’s navn i Søgefeltet.
  • Avaya Softphone slår løbende kontakten op i din Outlook Kontaktpersoner.
  • Ring op ved trykke på telefonrøret ud for kontakten (Kolonnen Click to launch).
  • Hvis en kontakt har flere numre, skal du vælge hvilket du vil ringe til.
  • Opkaldet kommer direkte i dit headset når du begynder at taste nummeret.

Ring op via din web-browser

  • Slå op på en hjemmeside.
  • Hvis et nummer på hjemmesiden er markeret med gult, kan du ringe det op via din Avaya Softphone.
  • Blot klik på det markerede nummer og opkaldet kommer i din Avaya Softphone.

Hold

  • Tryk på Hold for at sætte samtalen på hold. Hold er den anden af opkaldskontrol- ikonerne fra venstre.
  • For at genoptage samtalen, tryk på Unhold (grøn telefon).

Omstil en samtale

  • For at omstille en samtale, tryk på Transfer (3. ikon).
  • Indtast telefon-/lokalnummer, som der skal omstilles til.
  • Tryk på OK for at stille samtalen igennem.
  • NB: Samtaler kan kun omstilles ukonfereret/direkte.

Konference

  • Du kan afholde 6-parts konference-opkald direkte fra din Avaya Softphone.
  • Når du er i gang med en samtale, tryk på Conference.
  • Ring til den person, du vil tilføje til konferencen.
  • 3. person tilføjes konferencen automatisk.
  • Hvis du skal inkludere flere personer, tryk på Conference.
  • Ring til den næste person, som skal deltage i konferencen.
  • For afslutte egen deltagelse i konferencen/samtalen lægges røret blot på. De øvrige personer kan fortsætte samtalen.

Flyt igangværende opkald fra Avaya Softphone til mobiltelefon

  • Imens du har en igangværende samtale på Avaya Softphone, kan du flytte samtalen til din mobiltelefon ved at trykke på -> mobil knappen i Funktionslisten.
  • Når du har trykket på -> mobil, begynder din mobiltelefon at ringe.
  • Besvar mobiltelefonen og samtalen er dermed flyttet til mobiltelefonen.

Flyt igangværende opkald fra mobiltelefon til Avaya Softphone

  • Imens du har en i gangværende samtale på mobiltelefonen, kan du flytte samtalen til din Avaya Softphone.
  • Over Søgfeltet står den igangværende samtale.
  • Tryk grøn telefon (Join) for at hente samtalen.
  • Læg opkaldet på fra din mobiltelefon.
  • Dermed har du flyttet samtalen fra mobiltelefonen til Softphone.
  • Forudsætning: Opkaldet skal være modtaget via OneNumber. Opkald direkte til mobilnummer kan ikke overføres til Avaya Softphone på denne måde.

OneVoicemail

  • Når du trykker på knappen voice-mail 1015000 i Funktionslisten, ringer du op til din OneVoicemail, hvorfra du kan aflytte beskeder, indtaler velkomsthilsner og m.m.

Opkaldsliste

  • Tryk på Call Log
  • Scroll op og ned for at se listen over mistede, besvarede og udgående opkald.
  • Tryk på telefonrøret i kolonnen Click to launch for at ringe op til en person/ nummer.
  • Du kan gemme et nummer fra opkaldslisten i dine kontakter ved at højreklikke på kontakten og vælge Add to Contacts. Udfyld kontaktens detaljer og gem ved OK.

Beskrivelse af funktionslisten i Avaya Softphone

På Business One løsningen er en række telefoni-funktioner gjort tilgængelige på Avaya Softphone, som du tilgår via Funktionslisten (ved siden af det numeriske tastatur).

Afhængig af løsningen kan telefonerne indeholde følgende funktioner:

  • Med Indtræk kald kan du indtrække et opkald, som ringer hos din kollega, f.eks. hvis kollegaen er væk fra sin telefon eller er optaget. Du skal blot trykke på knappen for at trække din kollegas ringende telefon

  • Tryk på Åben tlf, hvis du kommer tilbage til din telefon inden et aktivt fravær (sat via kalenderintegration, via OnePresence webklient eller af en receptionist) er ophørt, og du ønsker at være tilgængelig på din telefon igen. Et fravær er markeret ved at Medflyt er markeret grønt.

  • Mobil-twin er funktionen, der skaber mobil-twinning (sam-ringning) mellem mobil- og bordtelefon. Når denne funktion er aktiveret (lampen ud for funktionen lyser), vil begge apparater ringe, når du modtager opkald. Funktionen vil kun være tilgængelig for brugere med Business OneTM Mobil abonnementer.

  • Med -> mobil kan du overføre en igangværende samtale fra bord- til mobiltelefon, uden at samtalepartneren bemærker det. Blot tryk på knappen og din mobiltelefon begynder at ringe. Besvar den, læg røret på din bordtelefon, og du har nu samtalen i mobiltelefonen. Denne funktion er ligeledes kun tilgængelig for Business OneTM Mobil brugere.

  • Medflyt anvendes når du ønsker at medflytte/viderestille dit nummer til en anden telefon. Tryk på knappen og skriv nummeret som opkaldene skal flyttes/viderestilles til (NB: Husk 0 foran et eksternt nummer). For at fjerne den igen, skal du blot trykke på Medflyt igen.

  • Pause xxxx giver dig mulighed for at melde dig på pause for opkald til ringegruppe(r), således at du ikke får opkald fra gruppen, men stadig kan modtage direkte opkald til dit eget lokalnummer. Når du er på pause for gruppeopkald, vil lampen ud for funktionen lyse, mens en slukket lampe indikerer, at du er klar til at modtage gruppeopkald. Gruppenummeret xxxx kan rekvireres gennem virksomhedens IT-afd./IT-ansvarlige.

  • Optaget indikation af en kollega fås via Optgt xxxx, hvor xxxx udgør lokalnr. for den kollega der ønske status på. Hvis lampen udfor denne funktion lyser, er kollegaen optaget på telefonen. Knappen anvendes også til opringning af kollegaen blot ved at trykke på den.

  • Med team-funktionen T:Navn på kollega udvides ovenstående funktion med notifikation af indgående opkald og indtrækning af opkald. En slukket lampe ud for funktionen betyder at kollegaen er tilgængelig, mens en lysende lampe indikerer optaget. Når kollegaen modtager et opkald vil lampen udfor funktionen blinke, og du kan trække dette opkald ved at dobbeltklikke på funktionen.

  • NB: Team-funktionen er begrænset til at 15 kollegaer kan overvåge et lokalnummer.

Funktioner specifikke for Agenter/Receptionister:

  • Login/742xx10011001 logger dig ind i agent-/receptions-gruppen, MEN du modtager ikke opkald, før du også har aktiveret Klar (efter indlogning er du i Pause).

  • Logout/SD #74 logger dig ud af agent-/receptions-gruppen.
  • Klar gør dig klar til at modtage opkald fra agent-/receptions-gruppen. Lampen udfor funktionen lyser, når du er klar.

  • Pause giver dig mulighed for at holde en kort pause for opkald til agent-/receptions- gruppen, dog uden at du er logget helt ud. Opkald til agent-/receptions-gruppen vil i din Pause-periode gå til øvrige Agenter/Receptionister eller vente til du er Klar igen. NB: Besvarer du ikke dine opkald til gruppen, sættes du automatisk i Pause.

Funktioner specifikke for virksomhedens Administratorer:

For virksomhedens Administratorer tilbydes en række funktioner, der giver mulighed for at styre opkaldshåndteringen (call flows) til virksomhedens hovednummer/-numre. Call flows er specifikke for hver enkelt virksomhed, hvorfor nedenstående funktioner afhænger af løsningens design:

  • SøgGrpNat xxxx gør det muligt at aktivere nat-indstillinger for en specifik søgegruppe (gruppenummer xxxx). Når nat-indstillingerne er aktiveret, lyser lampen udfor funktionen.

  • MidlLukket: Ved tryk på denne funktion aktiveres Midlertidigt lukket funktionen, og den automatiske tidsstyring af call flowet tilsidesættes. NB: Der er ingen synlig visning af, om funktionen er aktiv.

  • MidlAabent: Ved tryk på denne funktion aktiveres Midlertidigt åbent, og den automatiske tidsstyring af call flowet tilsidesættes. NB: Der er ingen synlig visning af, om funktionen er aktiv.

  • Automatik sætter call flowet tilbage til automatisk tidsstyring, hvorved det følger det aftalte forløb for tidsstyring af virksomhedens hovednummer/-numre. NB: Der er ingen synlig visning af, om funktionen er aktiv.

 

Var denne artikel en hjælp?
1 ud af 1 fandt dette nyttigt
Fortæl os hvorfor

Kommentarer